检查可读性与信息密度,不是数一数出现了几次目标词,而是判断读者能否顺畅读完、每读一段是否获得新信息。多人协作时,建议把这项检查拆成观察、判断、处理、复查四步,并把结果写进交付说明,让作者、编辑和审核者用同一套依据对话,减少来回返工。
打开待交付页面,逐段问三个问题:这段在回答什么?删掉它读者会缺什么?它和上一段是否在说同一件事?如果一段只是把上一段的说法换个近义词再说一遍,它就没有增加信息量,属于可删或可合并的对象。
可读性方面,优先观察这些信号:
这些是观察到的现象,不是结论。同一现象可能有多种原因,例如段落长可能是信息确实多,也可能只是没有分段,需要下一步判断。
信息多指篇幅长,信息密指单位文字里有效内容多。判断时可以用一个简单方法:给每段写一句摘要,如果两段摘要几乎相同,说明存在重复;如果某段写不出摘要,说明它没有明确任务。
还要区分三种情况:
多人协作中,最容易被误判的是第三种。写的人以为换了词就是新内容,审的人却觉得原地打转。解决办法是要求每段必须带一个可核对的东西:一个条件、一个步骤、一个对比、一个检查项或一个短例子。举一个假设例子:某段写“要做好内容优化”,这没有可执行信息;改成“发布前检查每个小标题能否独立说明本节内容”,就可以被核对。
观察和判断完成后,处理方式要对应问题类型,不要一律删字。
如果页面同时承担多个意图,例如既讲概念又讲操作,可以按“先结论、再条件、后步骤”的顺序重排,而不是把所有内容压进开头一段。适用条件是读者需要快速判断是否继续读;如果页面本身就是清单或手册,顺序可以按使用流程排列。
修改完成后,换一个不参与写作的人做复查,只回答以下问题,不直接改稿:
判断结果这样用:如果第2项出现重复概括,回到处理环节合并;如果第5项显示某段可删且不影响理解,优先删除而不是改写;如果第4项读起来别扭,说明关键词位置服务于形式而非读者,应调整语序而不是继续加词。复查通过的标准不是“看起来整齐”,而是另一位协作者能依据页面独立完成操作或做出判断。
下一步,把上面五项复查问题做成团队交付模板中的固定字段,要求作者自检、审核者复核,并在交付说明里记录未通过项和修改依据。这样同一类可读性与信息密度问题会在源头被拦住,而不是在发布前反复返工。